Jak negocjować, by wygrać, a jednocześnie by druga strona także czuła, że odniosła sukces? Dla mnie negocjacje to przede wszystkim sztuka komunikacji. Samo zaś negocjowanie to rzemiosło, które opiera się na wiedzy, umiejętnościach i strategicznym myśleniu.

Poniższy tekst pisałam dla Rozwojownika Grupy SET kilka lat temu. Wartości, o których mówiłam wówczas nadal są aktualne. Wraz z moim rosnącym doświadczeniem w handlu nie ulega zmianie przekonanie, że kluczem do sukcesu w negocjacjach jest paradygmat wygrana – wygrana.

Od dziesięciu lat pracuję w handlu, zarówno po stronie sprzedającego, jak i kupującego. I zapewne tak, jak dla większości ludzi pracujących w biznesie tak i dla mnie u podłoża tak ważnych spraw, jak: zysk, obroty, marża, czy terminy leżą negocjacje. To ich powodzenie i sukces mają ogromny wpływ na to, jak funkcjonuje firma, w której pracuję, a także często ich rezultat rzutuje na mnie, ba na moje samopoczucie i ludzi ze mną współpracujących. Dlatego też dbam o ekologię otoczenia, z którym współpracuję i z którym negocjuję. Mój paradygmat w biznesie to wygrana – wygrana, czyli strategia wspólnego poszukiwania rozwiązań. Przekonanie, które polega na założeniu, że istnieje możliwość zwiększenia zasobów, czyli tak zwanej puli do podziału lub inaczej poczucie obfitości, gdzie głównymi narzędziami są zaufanie i wymiana informacji, a także uczciwa, konkretna, życzliwa i szczera relacja z ludźmi. To głównie dialog i empatyczna komunikacja, która ma na celu zrozumienie potrzeb drugiej strony. Wszak negocjacje zaczynają się w momencie pojawienia się potrzeby, którą chcemy zrealizować.

Powstaje pytanie, jak osiągnąć zatem cele, by obie strony były zadowolone? Jak osiągnąć porozumienie w myśl zasady wygrana – wygrana?

Po pierwsze zanim fizycznie przystąpię do negocjacji, przygotowuję się pod względem merytorycznym. Nadmienię także, że negocjacje, w których ja uczestniczę rzadko odbywają się przy przysłowiowym stole negocjacyjnym. Zazwyczaj są to bezpośrednie rozmowy na targach branżowych, spotkania w firmach klientów i dostawców, korespondencja emailowa i bardzo długie konwersacje przez telefon. Negocjacje to proces. Nie kończą się w momencie podpisania kontraktu. Przygotowując się do negocjacji odpowiadam sobie na pytania, czego chce firma, jakie są nasze potrzeby? Co jest ważne dla mojej firmy? Na czym nam zależy? Z czego na pewno nie chcemy zrezygnować. Gdzie ewentualnie możemy poszerzać pole negocjacji. Cele, które chcemy osiągnąć klasyfikuję wg ważności. Prócz tego zabiegam o to, by w negocjacjach brali udział przede wszystkim specjaliści. Ludzie znający się na branży, w której pracują. Wiem, że bez branżystów w zespole, negocjacje skazane są na porażkę.

Po drugie komunikacja. Jak mawiał Peter Drucker „Najważniejszą sprawą w komunikacji jest słyszeć, co zostało powiedziane”. Dlatego też uważnie słucham drugiej strony, co pozwala mi przedstawić swój punkt widzenia na jego potrzebę. Słucham, aby zrozumieć. Poznaję przy tym jego wartości i przekonania. Komunikacja to postawa osoby biorącej udział w negocjacjach, czyli pozytywny język bez negatywnych określeń i stroniący od ostrych konfrontacji. Wiem, że empatyczna komunikacja pozwala stronom zdefiniować wyzwanie, przed którym stoją, określić korzyści i ich interesy, a także możliwości. Dlatego też pytam i tym samym zbieram informacje. Słucham i tym samym zbieram informacje. I jeszcze raz słucham. Reakcji i przemyśleń. Reasumuję i parafrazuję. Proponuję w miarę możliwości dwa rozwiązania dbając jednocześnie o obie strony.

Po trzecie relacje. W biznesie rzadko mam do czynienia z jednorazowymi transakcjami kupna – sprzedaży, dlatego już od samego początku dbam, by nawiązać dobrą relację. Dla mnie to kluczowy element udanych negocjacji. Co przez to rozumiem? Wzajemny szacunek, zaufanie, przyzwolenie na zróżnicowanie opinii i stanowisk. To powoduje, że możemy skoncentrować się na celach, a nie na pozycjach. Mam w sobie cierpliwość i pokorę. Dlatego też akceptuję i nie bronię się, kiedy druga strona atakuje mnie argumentem, słowem, zachowaniem. Nie atakuję, bo wiem, że występowanie z pozycji siły to antagonizowanie, dlatego nie pokazuję przewagi. Nie argumentuję. To, że mam rację, nie ma żadnego znaczenia, a argument to także przejaw siły. Czekam. Wiem, że jestem dobrze przygotowana tzn. wiem, jaka jest potrzeba i wiem, że argumenty powinny być niezależne od woli stron, dobrze uzasadnione i zrozumiałe dla naszego partnera.

Po czwarte, a jednocześnie najważniejsze to charakter, czyli spójność wewnętrzna, dojrzałość i mentalność dostatku. To założenie paradygmatu „wygrana-wygrana” zaczerpnęłam od Stephena R. Coveya. Gwarantuję, sprawdza się. Wierzę w to i praktykuję każdego dnia. Spójność wewnętrzna, czyli zgodność z tym, co się myśli, z tym, co się mówi i robi. Zaś mentalność dostatku to myślenie oparte na paradygmacie, że dóbr wystarczy dla wszystkich. Czyli sukces nie jest osiągany kosztem drugiej strony i nie musi pozbawiać ją zadowolenia.

W sytuacjach, kiedy widzę ogromną rozbieżność potrzeb i celów obu stron proponuję zasadę wygrana – wygrana, albo nie robię z tobą interesów.