„O ile w życiu prywatnym sami ponosimy konsekwencje tego, co wynegocjowaliśmy, to w przypadku życia zawodowego możemy wpłynąć na losy tysięcy, a czasami nawet milionów ludzi.”

Vlasta A. Lopuchovsk

               Z mojego kilkunastoletniego doświadczenia wielokrotnie uczestniczyłam w negocjacjach, które prowadzone były chaotycznie, gdyż w ich trakcie dochodziło do rozpraszania uwagi i przerywania wypowiedzi. Z tego powodu często nie kończyły się sukcesem i osiągnięciem złożeń, a tym samym zawarciem porozumienia. Wiem, że w trakcie rozmów możliwe jest tak postęp, jak i cofanie się. Dlatego też staram się trzymać pewnej struktury, która owszem w działaniu może być płynna, której elementy mogą występować w różnej kolejności, ale jest pewną stałą, która mi pomaga i według której pracuję, jako negocjator. Zdefiniowanie tych etapów pomaga mi osiągnąć zamierzony cel.

Oto cztery etapy negocjacji *

Etap 1. Przygotowanie:

Co chcę osiągnąć?

Decyduję, co jest dla mnie najważniejsze.

Etap 2. Dyskusja:

Co chce osiągnąć druga strona?

Określam swoje oczekiwania.

Stawiam otwarte pytania i słucham odpowiedzi.

Wsłuchuję się w sygnały, które świadczą o gotowości do wykonania znaczących posunięć.

     Etap 3. Propozycja:

Co mogłabym wynegocjować?

Używam języka „jeśli … to…” (jeżeli druga strona pozna twoje żądania, będzie oczekiwać wysłuchania swoich propozycji)

Zachowuję spokój i czekam na odpowiedzi

Słucham. Słucham. Słucham

Nie przerywam składającemu propozycje

 

Etap 4. Transakcja:

Co wynegocjuję?

Zgadzam się tylko na konkretne rozwiązania.

Zawsze podkreślam zastrzeżenie „jeśli …. to …”

Notuję kwestie, co do których osiągnięto porozumienie

 

Nie zawsze i niekoniecznie prowadzę negocjacje, trzymając się ustalonego porządku, tzn. zaczynając od etapu pierwszego, przechodząc poprzez kolejne i kończąc czwartym. Możliwe jest rozpoczęcie negocjacji od dyskusji (etap 2) w celu zapoznania się  tym, co strony chcą osiągnąć, a następnie przejść do fazy przygotowań (etap 1), pozwalającej udzielić odpowiedzi na postawione pytania.

Negocjacje mogą rozpocząć się od złożenia propozycji (etap 3), aby w następnym kroku przejść do dyskusji (etap 2). W momencie, gdy pada pytanie w odniesieniu do transakcji (etap 4), dochodzi często do wznowienia dyskusji (etap 2). W czasie rozmów możliwe jest kilkakrotne powracanie do fazy przygotowań  (etap 1).

Korzyści ze znajomości etapów negocjacji:

  1. Znajomość kolejnych faz negocjacji pomaga obu stronom sprawnie osiągnąć porozumienie, jeśli jest ono możliwe. Gdy przeciwnik ich nie zna, jego reakcje, w przeciwieństwie do twoich, mogą być nieprzemyślane, chaotyczne, co może stać się dla ciebie skuteczną bronią w walce negocjacyjnej.
  2. Próba poznania oczekiwań przeciwnika w czasie prowadzenia rozmowy może doprowadzić do sytuacji, w której ugrzęźnie on w swojej argumentacji. Zrozumienie każdego z etapów negocjacji i świadome zastosowanie skutecznych metod postępowania na każdy z nich pomoże ci odnieść sukces.
  3. Zrozumienie znaczenia czterech etapów prowadzenia negocjacji pozwala na bycie przygotowanym, by nimi pokierować. Zamiast jedynie instynktownie reagować na posunięcia przeciwnika, mogę wybierać sposoby udzielania odpowiedzi.

 

* Gavin Kennedy, Negocjacje doskonałe, Poznań 2007